Черняхівський районний суд Житомирської області

ЗАТВЕРДЖЕНО

Зборами суддів Черняхівського районного суду Житомирської області

від 12 листопада 2015 року № 10

(зі змінами та доповненнями внесеними за рішенням зборів суддів Черняхівського районного суду Житомирської області

від 06 вересня 2016 року № 4)

Засади використання автоматизованої системи документообігу

у Черняхівському районному суді Житомирської області

1. Загальні положення

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу у Черняхівському районному суді Житомирської області (далі – Засади) визначають повноваження та порядок розгляду зборами суддів Черняхівського районного суду Житомирської області (далі – Суд) питань стосовно функціонування автоматизованої системи документообігу суду, особливостей автоматизованого розподілу справ між суддями та порядку формування колегії суддів.

1.2. Правовою підставою для розроблення цих Засад є вимоги Закону України "Про судоустрій і статус суддів", Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Положення про автоматизовану систему документообігу суду (із змінами і доповненнями на час їх затвердження) (далі –Положення), Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді АР Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженою наказом ДСА України від 17.12.2013 №173 (далі – Інструкція), а також Закони України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронний цифровий підпис", "Про інформацію", "Про доступ до публічної інформації", "Про доступ до судових рішень", "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах", "Про захист персональних даних".

1.3. Засади враховують можливість здійснення суддями функцій з відправлення правосуддя з урахуванням штатної чисельності суддів, наявної у суді кількості залів судових засідань, раціонального використання робочого часу як з метою належної підготовки суддів до розгляду справ, так і з метою виконання повноважень, що безпосередньо не пов’язані з відправленням правосуддя (проведення узагальнення судової практики, здійснення адміністративних повноважень тощо).

1.4. Інші питання, що стосуються формування колегії, а також здійснення автоматичного розподілу справ та функціонування автоматизованої системи документообігу суду, що прямо не врегульовані цими Засадами, регулюються Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, наказами керівника апарату суду про визначення функціональних обов’язків та прав користувачів автоматизованої системи документообігу суду.

2. Розподіл судових справ між суддями

2.1. Автоматизований розподіл судових справ в Черняхівському районному суді Житомирської області здійснюється в день їх реєстрації між усіма працюючими суддями, які мають повноваження для здійснення процесуальних дій, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи уповноваженими особами апарату суду, відповідальними за здійснення автоматизованого розподілу судових справ відповідних категорій з урахуванням спеціалізації слідчого судді та спеціалізації здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх.

2.1.1. Слідчими суддями, які з 06 вересня 2016 року здійснюватимуть повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку передбаченому процесуальним законом, за рішенням зборів суддів № 4 від 6 вересня 2016 року обрано суддів Васильчука С.Ф. та Слободенюк Н.Є. строком на 3 (три) роки.

(підпункт 2.1.1 пункту 2.1 розділу 2 у редакції рішення зборів суддів Черняхівського районного суду Житомирської області від 06.09.2016 р. № 4)

2.1.2. Під час чергування суддів у вихідні та неробочі дні, відповідно до наказу про встановлення чергування, повноваження слідчого судді здійснюються черговим суддею (рішення зборів суддів №5 від 29.04. 2015).

2.1.3. Здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх до 20 вересня 2017 року уповноважено суддю Слободенюк Н.Є. (рішення зборів суддів №10 від 12.11.2015), а з 6 вересня 2016 року здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх строком на 3 роки уповноважено суддю Бруховського Є.Б., а на період їх відсутності суддю Васильчука С.Ф. (рішення зборів суддів № 4 від 06.09.2016).

(підпункт 2.1.3 пункту 2.1 розділу 2 у редакції рішення зборів суддів Черняхівського районного суду Житомирської області від 06.09.2016 р. № 4)

2.2. Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою в Суді визначається головуючий суддя із числа всіх суддів з урахуванням їх спеціалізації, після чого визначається склад колегії суддів із загального списку суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу за принципом випадковості.

2.2.1. У разі неможливості продовження розгляду справи одним із суддів-членів колегії (призов на військову службу, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, довготривале перебування на лікарняному або у відпустці, звільнення з посади судді, припинення повноважень тощо) заміна судді – члена колегії здійснюється автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки судді-доповідача у справі з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи у порядку, зазначеному в пункті 2.2. розділу 2 Засад.

(підпункт 2.2.1 пункту 2.2 розділу 2 у редакції

рішення зборів суддів Черняхівського районного суду

Житомирської області від 06.09.2016 р. № 4)

2.3.У суді може застосовуватися:

автоматизований розподіл судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

пакетний автоматизований розподіл судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

повторний автоматизований розподіл судових справ;

розподіл судових справ черговому судді.

2.4. Розподіл судових справ між суддями здійснюється за правилами здійснення автоматизованого розподілу справ визначеними підпунктами 2.3.4-2.3.9 пункту 2.3 Положення із врахуванням коефіцієнту складності судових справ та матеріалів, які розглядаються в порядку КПК, ЦПК, КАС та КУпАП України, встановленого на рівні від «1» до «6» (рішення зборів суддів Суду від 05 січня 2015 року №1) за принципом випадковості.

2.4.1. Визначити для категорій справ за скаргами на рішення, дії чи бездіяльність слідчого, прокурора та інших осіб під час досудового розслідування коефіцієнт складності - «3».

2.4.2. Визначити для категорій справ про адміністративні правопорушення пов’язаних з корупцією та в галузі фінансів і підприємницької діяльності коефіцієнт складності – «2».

2.4.3. Додатково відповідальний працівник апарату суду за розподіл проваджень (справ) та матеріалів кримінальної та цивільної юрисдикції застосовує підвищений коефіцієнт складності самої справи, незалежно від її категорії, якщо у справі:

- більше двох обвинувачених, то коефіцієнт збільшується на число осіб, яке перевищує «2», але не більше «6». Вказаний розрахунок застосовується також по кількості потерпілих;

- більше двох томів справи, то коефіцієнт збільшується на число томів, яке перевищує «2», але не більше «6».

- Скарга на дії, рішення чи бездіяльність слідчого, прокурора подана від двох і більше осіб, то коефіцієнт збільшується на число осіб, яке перевищує «1».

- Позивачів і відповідачів більше двох, то встановлений коефіцієнт складності збільшується шляхом додавання з урахуванням кількості позивачів і відповідачів, що перевищує показник «2» (1позивач, 1 відповідач).

2.5. Під час автоматизованого розподілу судових справ між суддями враховується коефіцієнт адміністративної посади - коефіцієнт навантаження на суддю при виконанні адміністративних обов’язків на термін перебування судді на адміністративній посаді.

2.5.1. Голові Суду визначено коефіцієнт навантаження при розгляді судових справ – 0,85% від загальної кількості судових справ, що надходять на розгляд суду (рішення зборів суддів №1 від 05.01.2015).

2.5.2. Значення коефіцієнта адміністративної посади застосовувати до судді, який за наказом голови суду виконує його обов’язки на визначений термін.

2.6. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

- за два місяці до закінчення повноважень судді;

- за 14 календарних днів до початку основної відпустки судді (42 к.д.);

- за 7 календарних днів до початку додаткової відпустки судді (15 к.д.);

- за 7 календарних днів у разі поділу суддею основної відпустки на частини;

- за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;

- у період відпустки судді;

- за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;

- під час тимчасової непрацездатності судді;

- за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

- у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

- у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України – з моменту прийняття рішення про призначення;

- в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, зокрема, під час перебування судді в нарадчій кімнаті більше ніж один день.

Абзац 14 пункту 2.6. розділу 2 виключено

(абзац 14 пункту 2.6 розділу 2 виключено згідно з рішенням зборів суддів Черняхівського районного суду Житомирської області від 06.09.2016 р. № 4)

Для забезпечення внесення достовірних даних до автоматизованої системи документообігу Черняхівського районного суду Житомирської області секретарем судових засідань, при якому розглядається справа, матеріали кримінального провадження, під час якої суддя виходить до нарадчої кімнати для ухвалення рішення на тривалий час, складається службова записка з зазначенням дати та часу виходу судді до нарадчої кімнати, а після його повернення службова записка з зазначенням дати та часу закінчення судового засідання по справі (відповідно до журналу судового засідання), яка невідкладно передається працівнику канцелярії суду відповідальному за реєстрацію вхідної кореспонденції, який в свою чергу невідкладно передає її під розписку технічному адміністратору для внесення відповідних даних до автоматизованої системи.

Дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

2.7. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється у випадках та за правилами підпунктів 2.3.49 - 2.3.54 пункту 2.3 Положення.

2.8. Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.

2.9. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді передаються також:

- судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

- судові справи про перегляд заочного рішення;

- судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 368-373, 378 Цивільного процесуального кодексу України, статтями 259–264, 267 (крім частини дев’ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України, розділом 8 Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;

(абзац 4 пункту 2.9 розділу 2 із змінами, внесеними згідно з рішенням зборів суддів Черняхівського районного суду Житомирської області від 06.09.2016 р. № 4)

- клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті Судом;

- матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України, передаються складу суду, що його здійснює, для вирішення питання про їх об’єднання;

- судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила кілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день для вирішення питання про їх об’єднання;

- зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;

- заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;

- заяви про відновлення втраченого судового провадження;

- апеляційні скарги на ухвали слідчих суддів, які надійшли в межах одного кримінального провадження;

- заяви про забезпечення позову, доказів.

2.10. Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді.

2.11. Раніше визначеним суддею у справі в контексті пункту 2.9 Засад вважається суддя, якого було визначено головуючим суддею у справі з часу надходження справи до Суду та до направлення справи до суду вищої інстанції для її апеляційного розгляду.

2.12. У разі надходження апеляційних скарг, які подані в рамках однієї справи, але на різні судові рішення, такі скарги передаються раніше визначеному головуючому судді.

2.13. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (відсторонення від посади, тривале відрядження, тривала відпустка, довготривале перебування на лікарняному тощо), якщо відсутність головуючого судді призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у строки, встановлені чинним законодавством, судові справи, які мають бути передані раніше визначеному головуючому судді з підстав, передбачених в п.2.9 Засад, на підставі вмотивованого розпорядження керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки) можуть бути передані на повторний автоматизований розподіл. Електронний примірник розпорядження керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки) вноситься до автоматизованої системи, засвідчується ЕЦП та зберігається в статусі «Оригінал».

( пункт 2.13 розділу 2 із змінами, внесеними згідно з рішенням зборів суддів Черняхівського районного суду Житомирської області від 06.09.2016 р. № 4)

2.14. Невирішені судові справи за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду, що додається до матеріалів справи, передаються для повторного автоматизованого розподілу виключно у разі, коли суддя у передбачених законом випадках, не може продовжувати розгляд справи. Якщо суд розглядав справу колегіально, то повторний автоматизований розподіл відбувається для визначення судді з метою заміни судді, що вибув, на виконання службової записки судді - доповідача.

( пункт 2.14 розділу 2 із змінами, внесеними згідно з рішенням зборів суддів Черняхівського районного суду Житомирської області від 06.09.2016 р. № 4)

2.15. Знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки) із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення. Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

2.16. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у пункті 2.15 цих Засад обставин.

2.17. У випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад один робочий день, справи, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян, розподіляються головою суду в порядку хронології надходження із зазначенням дати та часу та в порядку черговості рівномірно між суддями, крім справ про вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла тощо, які передаються безпосередньо слідчому судді (рішення зборів суддів №1 від 05.01.2015).

2.18. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у пункті 2.15 Засад, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

2.19. Автоматизований розподіл судових справ, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні, в Суді здійснюється черговому судді відповідно до затвердженого наказом голови суду графіка чергування суддів.

2.20. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду затверджуються рішенням зборів суддів та вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

2.21. У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу у Черняхівському районному суді Житомирської області збори суддів новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду.

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (зі змінами та доповненнями) вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на офіційному веб-сайті Черняхівського районного суду Житомирської області не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

( пункт 2.21 розділу 2 у редакції рішення зборів суддів Черняхівського районного суду Житомирської області

від 06.09.2016 р. № 4)